ЕСЭДО - органайзер современного госслужащего

Для решения задач автоматизации технологичных процессов подготовки, регистрации, структурирования, хранения, архивации, поиска, обработки, контроля доступа, выпуска и рассылки документов в рамках государственной программы формирования «электронного правительства» на 2005-2007 годы, утвержденной Указом Президента, была направлена реализация проекта по созданию Единой системы электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан (ЕСЭДО).

Целью данного проекта является повышение эффективности и прозрачности процессов делопроизводства государственных органов. Основные работы в ходе реализации проекта ЕСЭДО велись по пяти направлениям, направленным на формирование нормативно-правовой базы электронного документооборота, разработку программного обеспечения ЕСЭДО, обеспечение технических условий для внедрения ЕСЭДО в государственных органах, внедрение и администрирование ЕСЭДО в государственных органах и обучение пользователей ЕСЭДО.

Результатами реализации данного проекта явились в первую очередь - построение единой системы оперативного электронного документооборота государственного масштаба с применением электронной цифровой подписи, в рамках которой 127 участвуют в межведомственном электронном документообороте; во-вторых, четкая структуризация процессов делопроизводства в государственных органах, приведение их к единому порядку; в-третьих, оптимизация работы государственных служащих путем организации бесперебойного и эффективного доступа к документам, автоматизации рутинных операций по отслеживанию и поиску необходимой информации, формированию отчетов документооборота; и в итоге, создание механизма диалога физических и юридических лиц и органов государственной власти посредством веб-портала «электронного правительства», ЕСЭДО и Национального удостоверяющего центра для обеспечения возможности взаимодействия физических и юридических лиц с государственными органами посредством электронных документов с применением электронной цифровой подписи.

Внедрение ЕСЭДО в государственных органах велось в течение 5 лет, на сегодняшний день, обучено более 10 000 государственных служащих. Динамику роста объема электронного документооборота можно заметить по следующим данным:
в 2007 году - 64,38%,
в 2008 году - 84,99%, 
в 2009 году - 95,89%,
а за первые 5 месяцев 2010 года процент электронных документов, подписанных электронно-цифровой подписью, подлежащих направлению госорганам - участникам ЕСЭДО составил 99,17%.

В целях повышения качества оказания услуг и централизованного управления запросами пользователей ЕСЭДО проводятся мероприятия  по сопровождению ЕСЭДО посредством Service Desk - единой точки контакта по приему, классификации, регистрации и обработке запросов от пользователей ЕСЭДО.
 
В рамках сопровождения проекта проводятся работы по оптимизации программного обеспечения, для удобства использования ЕСЭДО разработано автоматизированные рабочие места по категориям пользователей (руководитель, исполнитель, архивист).

В 2010 году проведен опрос пользователей ЕСЭДО, в котором приняли участие более трех тысяч сотрудников центральных государственных органов, при этом большая часть опрошенных - более 2500 непосредственных исполнителей, около 170 руководителей государственных органов и более 200 работников служб документационного обеспечения. Результаты исследования показали, что более 76 % пользователей формируют проекты электронных документов, у 77% опрошенных работа в ЕСЭДО не вызывает затруднений,  87% опрошенных  - готовы к использованию ЕСЭДО в случае полного перехода на безбумажный электронный документооборот. Подавляющее большинство отметило преимущества при обеспечении доступа к документам в электронном виде.

Внедрение ЕСЭДО, как любой другой системы государственного масштаба не обходилось без решения проблемных вопросов, на начальном этапе потребовалось наличие соответствующей технической базы в государственных органах, необходимо было преодолеть психо-эмоциональный человеческий фактор. Немаловажное значение имела поддержка и понимание руководящего состава государственных органов.

Сегодня можно смело заявить о том, что Проект ЕСЭДО в Республике Казахстан может послужить положительным примером и для других стран. Вместе с тем, нельзя останавливаться на достигнутом, всегда есть место дальнейшему развитию и совершенствованию.

С 2009 года расширен состав участников ЕСЭДО путем вовлечения аппаратов акимов областей, г.г. Астана и Алматы и ряда местных исполнительных органов (далее - МИО), а также государственных органов, расположенных в г. Алматы.

Первым местным исполнительным органом Республики Казахстан, приступившим к участию в межведомственном электронном документообороте государственных органов является Аппарат акима Костанайской области. В данном МИО функционирует ЕСЭДО.
Первым МИО, доработавшим свою собственную систему электронного документооборота (отличную от ЕСЭДО) является Аппарат акима Павлодарской области. Также данный акимат является вторым МИО по Республике Казахстан, приступившим к обмену электронными документами с другими участниками межведомственного электронного документооборота ГО РК.

С конца 2009 года МИО готовы к реализации электронной услуги по обращениям физических лиц, поступившим с веб-портала «электронного правительства», а в 2010 году проводятся мероприятия по подготовке систем электронного документооборота МИО для оказания услуг по приему и обработке обращений юридических лиц, также поступившим с веб-портала «электронного правительства». Первым МИО, завершившим данные мероприятия является аппарат акима Восточно-Казахстанской области (функционирует ЕСЭДО), а первым доработавшим свою собственную систему электронного документооборота является аппарат акима г. Алматы.

С 2010 года расширен состав участников ЕСЭДО путем вовлечения ГО г. Алматы и Национального банка Республики Казахстан.

Также в 2010 году ведутся работы по подключению территориальных подразделений Министерства внутренних дел и Министерства связи и информации Республики Казахстан к ЕСЭДО, после чего которые будут полноценными участниками межведомственного электронного документооборота государственных органов и готовыми к оказанию электронных услуг по обращениям физических и юридических лиц.

Работы по совершенствованию нормативной правовой базы ЕСЭДО не завершаются, так в 2010 году доработан проект «Правил электронного документооборота», разработан новый проект «Правила работы государственных органов в Единой системе электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан».

В завершение хотелось бы отметить, что сейчас идет информационная эпоха и данный проект имеет целью развитие и применение  информационных технологий в Республике Казахстан, как государственными органами, так и гражданами - что является одним из главных условий гармоничного развития государства.